Les documents officiels d’une entreprise peuvent passer pour des preuves admissibles au tribunal, ce qui veut dire qu’ils ont une valeur juridique. Si les professionnels décident de les numériser, il est important de se renseigner sur les réglementations en vigueur concernant la conservation des documents. Il est important d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) performant.
Afin de dématérialiser rapidement et efficacement les documents, il est recommandé de prendre en compte plusieurs conseils. Tout d’abord, les professionnels devront revoir leur stratégie de conservation d’archives et établir un plan de classement efficace. Ensuite, les experts conseillent de créer un processus de dématérialisation clair et de choisir un système d’archivage.
Des solutions pour révolutionner son activité
Afin de faciliter le quotidien des collaborateurs, il est important de numériser les factures. Compte tenu des réglementations en vigueur, certains documents originaux doivent être conservés pendant 3 à 10 ans. Pour éviter toute surprise, vous devez vous assurer que ceux-ci ne sont pas détruits avant le terme même s’ils sont numérisés. Les professionnels vous conseillent de consulter les normes en vigueur concernant la durée de conservation des documents avant de mettre en œuvre le projet. Vous devez également choisir le format de vos fichiers électroniques et les moyens de consultation des archives.
Bénéficier de services de numérisation sur mesure
Après avoir établi un plan de classement en conformité avec la stratégie de votre structure, vous pouvez passer à l’étape suivante, c’est-à-dire à la création d’un processus de dématérialisation. Etant donné que tout document peut servir de preuve lors d’un éventuel procès, vous devez prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir sa valeur juridique. Pour cela, il est essentiel d’identifier vos obligations juridiques. Vous devez créer une déclaration de numérisation où vous précisez non seulement le volume des documents traités, mais également le lieu et la date de numérisation, la résolution, le format ainsi que les habilitations. Enfin, vous devez opter pour un système d’archivage performant afin de garantir la sécurité des informations.
Les spécialistes de l’équipe ISTA 49 vous proposent des services sur mesure. Grâce à leur savoir-faire, vous pouvez numériser vos factures et les autres documents administratifs pour des coûts maîtrisés. Selon vos besoins, l’équipe de l’ISTA 49 vous accompagne dans vos projets emailing, dans la gestion de la paie et dans la gestion des déclarations sociales. Ils peuvent également vous accompagner dans le processus de recrutement de nouveaux collaborateurs.
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